El arte de las presentaciones

En los tiempos que corren hablar de hacer una presentación induce inmediatamente a pensar en una serie de imágenes proyectadas sobre una pantalla y comentadas por un presentador. Hace ya varios años dediqué una entrada a comentar el daño, o el beneficio, que herramientas como powerpoint suponen para el enriquecimiento de una presentación. La idea central entonces expuesta consistía en enfatizar la importancia del fondo sobre la forma.

El objetivo fundamental de una presentación es transmitir ideas. Hay que enfatizar el término transmitir. Una presentación es un acto de comunicación entre el presentador y su audiencia. Si el presentador no tiene una idea que transmitir la presentación no tiene sentido. Todo lo demás es accesorio, es decir está al servicio de la consecución del objetivo fundamental.  No cabe ninguna duda que el uso de gráficos e imágenes sirve de ayuda para transmitir conceptos. Bienvenidos sean pues. Está demostrado que, si a la vez que oímos un mensaje, podemos leerlo la retención de la idea expresada aumenta.  Ahí está la justificación del uso  de herramientas tipo powerpoint.

Sin embargo, aquel que piense que la clave de una buena presentación radica en disponer de un buen conjunto de imágenes y textos de soporte se equivoca. Está confundiendo el fondo con la forma. Y en las presentaciones, al igual que en otras muchas cosas,  el fondo en prioritario y la forma secundaria. Cuando nos enfrentamos a la tarea de preparar una presentación nuestra preocupación fundamental debe ser cómo transmitir nuestras ideas de forma que puedan ser entendidas de la manera más fácil posible por la audiencia a la que están destinadas.

En 1984 Richard Saul Wurman y Harry Marks fundaron la conferencia TED (Technology, Entertainment, Design) que desde 1990 se celebra anualmente en California. Su misión es difundir ideas. Derivadas de este evento también se producen las charlas TED que, en mi modesta opinión, son ejemplo de excelentes presentaciones que pueden servir de modelo para todos los que pretendan realizar una actividad de este tipo. Desde 2006 las charlas TED están disponibles en su sitio web donde es posible acceder a más de mil presentaciones que cubren un amplio espectro de temas incluyendo ciencias, arte y diseño, política, educación, cultura, negocios, asuntos globales, tecnología, desarrollo y entretenimiento. Los conferenciantes siempre son expertos en la materia que tratan y entre ellos podemos encontrar al ex Presidente de los Estados Unidos Bill Clinton, los Premio Nobel James D. Watson, Murray Gell-Mann, el cofundador de Microsoft, Bill Gates, los fundadores de Google Sergey Brin y Larry Page y muchas otras personalidades como Jane Goodall, Malcolm Gladwell, Al Gore, Gordon Brown, Richard Dawkins, Bono o Mike Rowe.

Hay otro factor que es determinante para el éxito de una presentación: su preparación. Además de una buena idea que transmitir la preparación concienzuda es la clave del éxito de una presentación. Hay un ejemplo fascinante de cómo una buena idea, por simple que sea, puede ser transmitida en una fantástica presentación convenientemente preparada. Lo explica mejor que nadie Chris Anderson, comisario de TED, en este artículo publicado en el número de junio de 2013 de Harvard Bussines Review. Y la prueba de todo ello está en el resultado de un excelente trabajo que puede apreciarse en este video.

El Powerpoint de Colón

Hay que reconocer que hay gente que le echa ingenio, imaginación y creatividad. Hoy me he encontrado por casualidad esta idea. Supongamos que en los tiempos de Cristóbal Colón hubiera existido la herramienta Powerpoint. Supongamos también que Colon hubiese usado esta herramienta para intentar convencer a la Reina Isabel la Católica para que financiase su viaje de exploración y apertura de nuevas rutas comerciales.  ¿Cómo hubiese sido esa presentación? En este enlace esta la respuesta original que me voy a permitir trasladar aquí con algunos comentarios.

Lo primero de todo es identificar claramente el objetivo. No estoy muy de acuerdo en que lo que aquí se dice se corresponda completamente con los deseos de los Reyes Católicos pero seguramente algo de coincidencia había.

Ahora se trata de empujar al responsable de la toma de decisiones a la acción. Y se buscan motivos, como por ejemplo la necesidad de actualización de la imagen. Comentario aparte merece los anacronismos usados como imágenes, entre ellos el uso la actual bandera española como símbolo del reino de los Reyes Católicos.

O la urgencia de “hacer algo” porque si no lo hará la competencia.  Aquí es interesante notar el humor, macabro en alguna ocasión, de los distintos criterios de comparación.

A continuación, y siguiendo con el estilo “mala leche” ya demostrado anteriormente, se trata de proponer un plan de acción.

Que debe ser aplicado a un objetivo que inmediatamente se identifica.

Ya hemos conseguido la necesidad de hacer lago, ya hemos identificado lo que hay que hacer, cómo hay que hacerlo y donde. Ahora se refuerzan las razones para ir al sitio elegido.

Añadamos un toque de i+D. No lo vamos a hacer al estilo tradicional. Vamos a innovar. Porque, además, la innovación supone una ventaja competitiva y reporta beneficios económicos ya que el método propuesto es más eficiente.

Este plan que se ha presentado no es una entelequia ni una quimera. Aquí hay un equipo que es capaz de llevarlo a cabo.

Y finalmente el calendario de ejecución.

¿Quién no reconoce en esta presentación el guión habitual que se utiliza en cualquiera de los miles de proyectos que son propuestos todos los días utilizando Powerpoint como herramienta? No hay nada nuevo, todo es pura rutina.  Lo que hace original la idea es la extemporalidad. La combinación de un acontecimiento histórico, hay que reconocer que bastante deformado para darle matices humorísticos, con algo muy del siglo XXI. Al menos, como curiosidad me parece interesante. 

PowerPoint y la estupidez

Leo sobre la publicación en Francia de un libro titulado algo así como “PowerPoint, el programa que te vuelve estúpido”. Su autor, Franck Frommer, critica duramente el programa de Microsoft al que hace responsable de la baja calidad de los discursos y argumentaciones que se realizan utilizando este programa como soporte visual. Llega a decir que, por culpa de este programa, la forma toma mucha mas importancia que el fondo; y lo que importa no son las ideas que se intentan transmitir sino la estética de las pantallas que se proyectan.

Estoy en total desacuerdo con este ataque a PowerPoint, porque no es mas que una herramienta. Y como tantas otras herramientas, el resultado de su uso no depende de la herramienta sino de quién la maneja. Un bisturí puede servir para salvar una vida o para asesinar a una persona. Pero en ambos casos el responsable del resultado es la persona que ha manejado el bisturí.

Tampoco cabe duda que el apoyo con esquemas, diagramas, imágenes de una disertación mejora el entendimiento de la misma por parte de la audiencia. ¿Para que estaban si no las pizarras en las escuelas? Recuerdo, por ejemplo, al profesor de filosofía de 6º de Bachiller haciendo esquemas con la tiza de los distintos modos válidos de silogismos. También me acuerdo cuando, una vez terminada la carrera, teníamos que presentar los trabajos de investigación en reuniones o congresos. Entonces todavía no había ordenadores personales y, por ello, nada similar a Powepoint. En su lugar utilizábamos retroproyectores de láminas de acetato sobre las que escribíamos/dibujábamos  a mano con rotuladores de colores. De vez en cuando había que fotocopiar sobre los acetatos fotos o esquemas tomados de algún libro usado como referencia.

Los que estábamos acostumbrados a esta forma de trabajo en el ámbito académico, incluimos de forma natural esta práctica en el entorno profesional. Porque es evidente que, como asegura el dicho popular, una imagen vale por mil palabras. Y un esquema de tus ideas proyectado como apoyo a una presentación complementa y ayuda a fijar las ideas que se intentan transmitir a una audiencia.

Con la llegada de los ordenadores personales la confección de apoyos visuales a las presentaciones, al igual que muchas otras tareas, se simplificaron enormemente. Recuerdo el entusiasmo al empezar a usar programas como Harvard Graphics, que fue pionero en este aspecto, porque se podían hacer “acetatos” de mucha mayor calidad técnica y en mucho menos tiempo que con el procedimiento manual de los rotuladores. Luego Microsoft, apoyándose en la ubicuidad de su Windows, monopolizó con sus propuestas las principales herramientas ofimáticas de productividad, incluyendo PowerPoint.

Pero PowerPoint no hace entupidos. Cuando alguien tiene las ideas claras y conoce bien el mensaje que quiere transmitir esta herramienta le ayuda a que los receptores de su discurso lo entiendan mejor y mas fácilmente. PowerPoint no convierte en brillante a alguien que no sabe bien lo que dice. Y si la audiencia queda deslumbrada por unas imágenes muy estéticas pero sin contenido, el problema esta en la audiencia, no en el orador.